BGBl II 18/2025

18. Verordnung des Bundesministers für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport, mit der die BMKÖS-Datenaufbewahrungsverordnung geändert wird

Auf Grund des § 280a Abs. 7 des Beamten-Dienstrechtsgesetzes 1979 – BDG 1979, BGBl. Nr. 333/1979, zuletzt geändert durch das Bundesgesetz BGBl. I Nr. 153/2020, wird verordnet:

Artikel I

Änderung der BMKÖS-Datenaufbewahrungsverordnung (BMKÖS-DAV)

Die Verordnung des Bundesministers für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport, mit der abweichend von § 280a Abs. 2 bis 5 BDG 1979 kürzere oder längere Fristen für Aufbewahrungspflichten vorgesehen werden (BMKÖS-Datenaufbewahrungsverordnung – BMKÖS-DAV), BGBl. II Nr. 388/2021, wird wie folgt geändert:

1. § 2 samt Überschrift lautet:

„Aufbewahrungspflichten

§ 2. Personenbezogene Daten und besondere Kategorien personenbezogener Daten, die

1. 1. im Anmeldetool für Veranstaltungen verarbeitet werden, sind nach Abschluss der Veranstaltung mindestens zehn Arbeitstage, längstens jedoch ein Jahr,
2. 2. im Zusammenhang mit einer Veranstaltung in einem elektronischen Aktensystem verarbeitet werden, ohne dass dafür durch Gesetz oder Verordnung eine von § 280a Abs. 2 BDG 1979 abweichende Aufbewahrungsfrist, Löschpflicht oder Archivierung vorgesehen ist, sind nach Abwicklung der Veranstaltung mindestens ein Jahr, längstens jedoch zehn Jahre,
3. 3. im Zuge einer Initiativbewerbung, ohne Bezug zu einer konkret ausgeschriebenen Stelle, Bekanntmachung oder Einladung zur Abgabe einer Initiativbewerbung, außerhalb standardisierter IKT-Lösungen und IT-Verfahren für das Personalmanagement des Bundes verarbeitet werden, sind ab dem Einlangen der Bewerbung längstens drei Jahre und drei Monate,
4. 4. im Zusammenhang mit Anfragen einer Bürgerin oder eines Bürgers im Zuge der Öffentlichkeitsarbeit außerhalb eines elektronischen Aktes verarbeitet werden, sind mindestens sechs Monate, längstens jedoch drei Jahre und drei Monate,
5. 5. auf der Plattform „Cross Mentoring“ verarbeitet werden, sind

a) in Bezug auf die als Mentee Teilnehmenden nach dem mit der Vergabe der Teilnahmebestätigung erfolgenden Abschluss des Programmes, längstens ein Jahr sowie

b) in Bezug auf die als Mentorin oder Mentor Teilnehmenden nach Ende ihrer Tätigkeit längstens drei Jahre,

1. 6. außerhalb standardisierter IKT-Lösungen und IT-Verfahren für das Personalmanagement des Bundes und außerhalb elektronischer Aktensysteme im Zuge des Anstrebens der Aufnahme in ein Rechtsverhältnis gemäß § 280 Abs. 1 BDG 1979 verarbeitet werden, sind, wenn keine Aufnahme in ein solches Rechtsverhältnis erfolgt ist, ab dem Zeitpunkt der Mitteilung darüber drei Jahre und drei Monate,
2. 7. in den elektronischen Postfächern des Bundesministeriums für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport verarbeitet werden, sind unbeschadet einer durch Gesetz oder Verordnung vorgesehenen längeren Datenaufbewahrung für bestimmte elektronische Postfächer beziehungsweise unbeschadet einer längeren Datenaufbewahrung in einem elektronischen Aktensystem längstens zehn Jahre ab Einlangen im jeweiligen elektronischen Postfach,
3. 8. im Zusammenhang mit der Vergabe des Österreichischen Verwaltungspreises verarbeitet werden, sind ab Ende der jeweiligen Einreichfrist zehn Jahre,
4. 9. in einem elektronischen Aktensystem verarbeitet werden, ohne dass dafür durch Gesetz oder Verordnung eine von § 280a Abs. 2 BDG 1979 abweichende Aufbewahrungsfrist, Löschpflicht oder Archivierung vorgesehen ist, sind zehn Jahre,
5. 10. in der Kunstdatenbank oder im Fördermittelmanagement verarbeitet werden, ohne dass dafür durch Gesetz oder Verordnung eine von § 280a Abs. 2 BDG 1979 abweichende Aufbewahrungsfrist, Löschpflicht oder Archivierung vorgesehen ist, sind zehn Jahre,
6. 11. außerhalb standardisierter IKT-Lösungen und IT-Verfahren für das Personalmanagement des Bundes und außerhalb elektronischer Aktensysteme im Rahmen der Führungskräfte- und Management-Trainings-Programme sowie im Rahmen sonstiger Programme zur dienstlichen Weiterbildung und Mitarbeiterqualifizierung der Verwaltungsakademie des Bundes lediglich ausbildungsbezogen verarbeitet werden, sind längstens fünfzehn Jahre nach Abschluss des jeweiligen Führungskräfte- oder Management-Trainings-Programms oder des jeweiligen Programms zur dienstlichen Weiterbildung und Mitarbeiterqualifizierung,
7. 12. im Rahmen der Gewährung beziehungsweise Nichtgewährung von Förderverträgen für Sportinfrastruktur, Sportgroßveranstaltungen beziehungsweise Sportwissenschaft und Sporttechnologie verarbeitet werden, sind mindestens fünfzehn Jahre, längstens jedoch dreißig Jahre,
8. 13. im Rahmen der Gewährung beziehungsweise Nichtgewährung von Förderverträgen für Infrastruktur der Kunst oder Kultur verarbeitet werden, sind mindestens fünfzehn Jahre, längstens jedoch dreißig Jahre,
9. 14. im Zusammenhang mit Bauabwicklungsverträgen verarbeitet werden, sind mindestens dreißig Jahre, längstens jedoch fünfzig Jahre,
10. 15. im Zusammenhang mit Verleihungen von Staatsbürgerschaften verarbeitet werden, sind achtzig Jahre
11. 16. im Zusammenhang mit Bestandsverträgen verarbeitet werden, sind mindestens dreißig Jahre, längstens jedoch einhundertzwanzig Jahre,
12. 17. im Zusammenhang mit staatlichen Auszeichnungen verarbeitet werden, sind mindestens dreißig Jahre, längstens jedoch einhundertzwanzig Jahre,
13. 18. im Zusammenhang mit Sportleistungsabzeichen verarbeitet werden, sind mindestens dreißig Jahre, längstens jedoch einhundertzwanzig Jahre, beziehungsweise
14. 19. im Zusammenhang mit Arbeitsplatzbewertungen verarbeitet werden, sind einhundertzwanzig Jahre

    aufzubewahren, wobei eine Veröffentlichung der Daten beziehungsweise ein damit in Zusammenhang stehendes Verfahren die jeweilige Frist unterbricht.“

2. In § 3 wird die Wortfolge „314 vom 22.11.2016 S. 72“ durch die Wortfolge „74 vom 04.03.2021 S. 35“ ersetzt.

3. In § 4 erhält der bisherige Satz die Absatzbezeichnung „(1)“ und wird nach dem neuen Abs. 1 folgender Abs. 2 angefügt:

„(2) § 2 samt Überschrift, § 3 und § 4 in der Fassung der Verordnung BGBl. II Nr. 18/2025 treten mit dem auf die Kundmachung folgenden Tag in Kraft. Eine automatisierte Löschroutine betreffend die maximale Aufbewahrungspflicht gemäß § 2 Z 7 darf ab 01. Juli 2025 vorgesehen werden.“